E-Rechnungspflicht in Deutschland

1. Empfangspflicht

• Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können.
• Keine Ausnahmen – gilt auch für Kleinunternehmer und unabhängig von Umsatz oder Branche.

2. Ausstellungspflicht (Übergangsregelungen)

Zeitraum	Wer darf noch Papier/PDF ausstellen?	Wer muss E-Rechnung ausstellen?
2025–2026	Alle Unternehmen (mit Zustimmung des Empfängers)	Niemand (außer bei E-Rechnungspflicht z. B. B2G)
2027	Unternehmen mit ≤ 800.000 € Jahresumsatz (mit Zustimmung des Empfängers)	Unternehmen mit > 800.000 € Jahresumsatz
ab 2028	Niemand mehr (außer Ausnahmen)	Alle Unternehmen im B2B-Bereich

3. Ausnahmen

• B2C (Privatkunden): Keine Pflicht zur E-Rechnung. Rechnungen an Endverbraucher können wie bisher ausgestellt werden (Papier, PDF etc.).
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV): Dauerhaft ausgenommen – dürfen weiterhin Papier oder PDF sein..
• Steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8–29 UStG): z. B. Finanz-, Versicherungs- oder Vermietungsleistungen.
• B2G (öffentliche Auftraggeber): Für Lieferungen/Dienstleistungen an Behörden besteht die Pflicht zur E-Rechnung schon seit 27. November 2020 (ERechV).

4. Besonderheiten für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

• Empfangspflicht: ab 2025 uneingeschränkt.
• Ausstellungspflicht:
  • o    Bis Ende 2027 dürfen Kleinunternehmer weiterhin PDF/Papier nutzen (mit Zustimmung des Kunden).
  • o    Ab 2028: Pflicht zur strukturierten E-Rechnung, wenn sie B2B-Rechnungen ausstellen.
• B2C-Rechnungen: bleiben außen vor.
• Rechnungen ≤ 250 €: sind ausgenommen.

5. Termine

• 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen,
  Ausstellung noch frei (PDF/Papier erlaubt mit Zustimmung).
• 2026: Übergangsregel wie 2025.
• 2027: Große Unternehmen (> 800.000 € Umsatz) müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen können noch PDFs/Papier nutzen (mit Zustimmung).
• 2028: Pflicht zur E-Rechnung für alle Unternehmen im B2B.

E-Rechnung vs. PDF/Papier und Zustimmungspflicht

Zeitraum	Format	Zulässigkeit	Zustimmung * Empfänger nötig?
bis 31.12.2024	Papier, PDF	✔️ erlaubt	✔️ Zustimmung nötig
	E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)	✔️ erlaubt	❌ keine Zustimmung nötig
2025–2026	Papier, PDF	✔️ erlaubt (Übergangsfrist)	✔️ Zustimmung nötig
	E-Rechnung	✔️ erlaubt (Standard)	❌ keine Zustimmung nötig
2027	Papier, PDF	✔️ nur für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Jahresumsatz	✔️ Zustimmung nötig
	E-Rechnung	✔️ erlaubt (Pflicht für > 800.000 € Umsatz)	❌ keine Zustimmung nötig
ab 2028	Papier, PDF	❌ nicht mehr erlaubt im B2B	–
	E-Rechnung	✔️ verpflichtend für alle Unternehmen	❌ keine Zustimmung nötig

* Zustimmung kann ausdrücklich (z. B. schriftlich, per Mail) oder konkludent (durch stillschweigende Annahme und Bezahlung) erfolgen.
Die Zustimmung gilt für Papier genauso wie für unstrukturierte elektronische Formate (PDF per Mail).

6. Gesetzliche Grundlagen

Nationales Recht

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen (Definition E-Rechnung, Pflichtangaben).

• § 14a UStG – Zusätzliche Pflichtangaben für besondere Fälle.

• § 33 UStDV – Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto, vereinfachte Anforderungen).

• Wachstumschancengesetz (2023) – führt verbindliche E-Rechnung im B2B-Bereich ein, inkl. Zeitplan.

EU-Recht

• EU-Richtlinie 2014/55/EU – verpflichtet Mitgliedsstaaten zu standardisierten E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen.

• EN 16931 (CEN-Norm) – europäischer Standard für die Datenstruktur elektronischer Rechnungen (Grundlage für XRechnung/ZUGFeRD).

Verordnungen & Verwaltungsvorschriften

• E-Rechnungsverordnung (ERechV) – seit 2020 Pflicht zur E-Rechnung im B2G-Bereich.

• GoBD – Regeln für Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Rechnungen.

• BMF-Schreiben / FAQ – laufende Konkretisierung und Auslegung durch das Bundesfinanzministerium.

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